Hysbysiad Preifatrwydd Swyddog Cofrestru Etholiadol /Swyddog Canlyniadau

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn egluro sut y mae Swyddog Cofrestru Etholiadol/ Swyddog Canlyniadau Cyngor Sir y Fflint yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi er mwyn darparu gwasanaethau yn effeithlon ac effeithiol. 

Rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon i’n galluogi i ymgymryd â swyddogaethau penodol yr ydym yn gyfrifol amdanynt ac i ddarparu gwasanaeth statudol i chi, fel sydd wedi’u nodi yn Neddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983, Deddf Gweinyddu Etholiadol 2013, Deddf y Senedd ac Etholiadau (Cymru) 2020, Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2020 a’r rheoliadau cysylltiedig. 

Y Swyddog Cofrestru Etholiadol / Swyddog Canlyniadau yw’r Rheolydd Data ac mae wedi’i gofrestru gyda swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth o dan gyfeirnod cofrestru Z5776408. Y Rheolydd Data yw: Neal Cockerton, Cyngor Sir y Fflint, Neuadd y Sir, Yr Wyddgrug, Sir y Fflint.  CH7 6NR

Pa wybodaeth sy’n cael ei chofnodi?
Rydym yn cadw cofnodion am etholwyr ac etholwyr posibl, manylion am y rhai hynny sy’n gwneud cais am etholiad, ymgeiswyr a’u hasiantiaid, manylion y rhai hynny sydd â ffurflenni enwebu â llofnodion arnynt, staff sy’n gweithio mewn etholiad.  Gall y rhain fod yn gofnodion ysgrifenedig (cofnodion papur) neu wedi’u cadw ar gyfrifiadur (cofnodion electronig). 
Fe all y cofnodion hyn gynnwys:

• Manylion sylfaenol amdanoch chi, er enghraifft enw, cyfeiriad, dyddiad geni, Rhif Yswiriant Gwladol, manylion cyswllt (cyfeiriad e-bost/rhif ffôn - ni chysylltir â phobl ifanc 14 ac 15 oed dros y ffôn nac ar e-bost), llofnod, cenedligrwydd a’ch cyfeiriad blaenorol
• Gwybodaeth am bleidlais absennol (trwy’r post/dirprwy gan gynnwys manylion am eich dirprwy ac unrhyw un sydd wedi eich helpu)
• Ffurflenni cais wedi’u sganio a dyddiadau unrhyw lythyrau neu ohebiaeth• Nodiadau am unrhyw amgylchiadau perthnasol rydych chi wedi eu datgelu i ni
• Gwybodaeth am unrhyw un arall sy’n byw yn eich cartref
• Gwybodaeth yn nodi eich bod dros 76 oed neu rhwng 14 a 18 oed
• Gwybodaeth yn nodi eich bod wedi dewis optio allan o fersiwn agored y Gofrestr (i gael rhagor o wybodaeth am y gofrestr Agored www.gov.uk/cofrestru-i-bleidleisio).  Nid yw hyn yn berthnasol i’r rhai hynny o dan 16 oed sydd wedi’u heithrio’n awtomatig o’r gofrestr Agored
• Unrhyw dystiolaeth ychwanegol y byddwn o bosib ei hangen gennych chi megis copïau o’ch pasport, cerdyn adnabod yr Ardal Economaidd Ewropeaidd, tystysgrif priodas, trwydded yrru neu brawf o hawl unigolyn i aros
• Cysylltiad gwleidyddol 

Mae’n bwysig bod eich cofnodion yn gywir ac yn gyfredol gan y bydd hyn yn ein helpu ni i sicrhau y gall ein staff roi'r cymorth, y cyngor neu'r gefnogaeth sydd eu hangen arnoch. Os nad yw eich gwybodaeth yn gywir, cysylltwch â ni fel y gallwn ei chywiro. 

Ar gyfer beth y defnyddir y wybodaeth?
Dim ond at ddibenion etholiadol y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth y byddwch chi’n ei rhoi i ni.  Byddwn yn cadw’r wybodaeth bersonol yn ddiogel a byddwn yn dilyn y ddeddfwriaeth diogelu data.  Ni fyddwn yn rhoi gwybodaeth bersonol amdanoch chi na gwybodaeth bersonol y byddwch chi'n ei rhoi am bobl eraill i unrhyw un arall nac i unrhyw sefydliadau eraill oni bai bod yn rhaid i ni yn ôl y gyfraith.  Gall y Swyddog Cofrestru Etholiadol rannu enw, cyfeiriad a dyddiad geni unrhyw ymgeisydd iau na 18 oed gyda’r corff addysgol sy’n gyfrifol am gofnodion addysgol yr ymgeisydd yn unol ag Adran 16 o Ddeddf y Senedd ac Etholiadau (Cymru) 2020.  Enghraifft o hyn fyddai pe bai’r ymgeisydd yn byw yn ardal yr awdurdod hwn ond yn mynd i’r ysgol mewn awdurdod cyfagos.  Y rheswm dros hyn yw galluogi dilysu hunaniaeth yr ymgeisydd cyn ei roi ar y gofrestr etholwyr. Ni fydd modd ychwanegu unrhyw un iau nag 16 oed i’r gofrestr etholwyr heb  wirio eu hunaniaeth yn erbyn cofnodion addysgol.

Mae’r Gofrestr Etholwyr yn ddogfen gyhoeddus ac mae modd ei gweld trwy apwyntiad yn unig dan reolaeth lem. Ni fydd y Gofrestr Etholwyr sydd ar gael i’r cyhoedd ei gweld yn cynnwys enwau pobl ifanc 14/15 oed.

Efallai y caiff eich gwybodaeth ei rhannu gyda/datgelu fel a ganlyn:

• Er mwyn gwirio pwy ydych chi, bydd y data y byddwch chi'n ei ddarparu yn cael ei brosesu gan Wasanaeth Cofrestru Etholiadol Unigol Digidol a reolir gan Swyddfa'r Cabinet.  Fel rhan o’r broses hon bydd eich data yn cael ei rannu gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau a chyflenwyr Swyddfa'r Cabinet sy’n broseswyr data ar gyfer y Gwasanaeth Cofrestru Etholiadol Unigol Digidol. Cewch ragor o wybodaeth yma: https://www.registertovote.service.gov.uk/register-to-vote/privacy
• Argraffwyr neu gyflenwyr (proseswyr) dan gontract sydd yn gweithredu ar ein rhan
• Pleidiau gwleidyddol cofrestredig, cynrychiolwyr etholedig, cynghorau tref a chymuned, ymgeiswyr, asiantiaid a chyfranogwyr cymeradwy eraill a fydd yn gallu ei defnyddio i ddibenion etholiadol yn unig
• Y Cyngor
• Asiantaethau gwirio credyd, y Llyfrgell Brydeinig, Awdurdod Ystadegau'r Deyrnas Unedig, y Comisiwn Etholiadol a derbynyddion statudol eraill y Gofrestr Etholiadol
• Rhoi manylion ynghylch a wnaethoch chi bleidleisio (ond nid sut y gwnaethoch chi bleidleisio) i’r rhai sydd â hawl yn ôl y gyfraith i dderbyn y fath fanylion ar ôl etholiad
• Pan fydd iechyd a diogelwch pobl eraill mewn perygl
• Pan fo gofyniad cyfreithiol i drosglwyddo gwybodaeth dan amgylchiadau arbennig
• Er mwyn atal trosedd neu i ddatgelu twyll fel rhan o’r Fentrer Twyll Cenedlaethol
• Cyn cynnal y canfasiad blynyddol mae’n rhaid i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol ddatgelu data i Weinidog Swyddfa'r Cabinet fel rhan o'r cam cydweddu data cenedlaethol.  Mae'r cam cydweddu data cenedlaethol yn cynnwys gwirio gwybodaeth sydd eisoes ar y gofrestr etholiadol yn erbyn data a gedwir gan yr Adran Gwaith a Phensiynau

Mae ar unrhyw un sy'n derbyn gwybodaeth gennym ddyletswydd gyfreithiol i’w chadw’n gyfrinachol. Ni fyddant yn ei defnyddio i am unrhyw reswm arall a rhaid iddynt ofalu amdani yn yr un modd. 

Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i ni roi gwybodaeth benodol i awdurdodau priodol -  er enghraifft:

• Pan fo gorchymyn llys ffurfiol wedi’i gyflwyno
• I asiantaethau gorfodi'r gyfraith er mwyn atal neu ddatgelu trosedd
• I’r Swyddfa Ganolog Gwysio Rheithgor er mwyn eu hysbysu ynghylch unigolion sydd yn 76 oed neu hŷn na ellir bellach eu gwysio i eistedd ar reithgor

Am Faint?
Mae’n rhaid i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol / Swyddog Canlyniadau brosesu eich data personol wrth baratoi ar gyfer a chynnal etholiadau.  Caiff eich manylion eu cadw a’u diweddaru yn unol â’n rhwymedigaethau cyfreithiol ac yn unol â’r cyfnodau cadw statudol.  Mae gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol / Swyddog Canlyniadau bolisi cadw ar wahân. 

Prosesu gwybodaeth mewn perthynas â chydweddu data a chloddio data
Ni fydd gwybodaeth am unigolion o’r cam cydweddu data cenedlaethol yn cael ei datgelu i unrhyw un heblaw’r Swyddog Cofrestru Etholiadol neu i ddibenion achosion sifil neu droseddol.  Mae gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol hawl gyfreithiol i weld setiau data lleol ac i archwilio a gwneud copïau o gofnodion a gedwir gan y cyngor (Rheoliad 35 a 35A o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr 2001).  Mae enghreifftiau o setiau data lleol yn cynnwys data treth y cyngor, data addysgol a data’r cofrestrydd. Gall y Swyddog Cofrestru Etholiadol ddefnyddio’r data lleol hwn i gydweddu etholwyr a dod o hyd i etholwyr newydd (cloddio data). Bydd yr holl ddata lleol a ddarperir gan Swyddog Cofrestru Etholiadol yn cael ei gadw’n ddiogel a’i brosesu yn unol â’r ddeddfwriaeth diogelu data.

Data Personol Categori Arbennig 
Caiff peth o'r wybodaeth a gesglir ei dosbarthu’n ddata personol categori arbennig.  Caiff y wybodaeth hon ei phrosesu am resymau o fudd cyhoeddus arwyddocaol fel y nodir yn Neddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983, Deddf Gweinyddu Etholiadol 2013, Deddf y Senedd ac Etholiadau (Cymru) 2020, Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2020 a’r rheoliadau cysylltiedig. Er mwyn prosesu’r math hon o wybodaeth mae gennym ddogfen bolisi ar wahân sy’n nodi sut bydd yr wybodaeth hon yn cael ei thrin. 

Diogelu gwybodaeth am bobl o dan 16 oed
Bydd gwybodaeth am bobl o dan 16 oed yn cael ei diogelu fel sy’n ofynnol dan Ddeddf y Senedd ac Etholiadau (Cymru) 2020 a Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2020: http://www.legislation.gov.uk/anaw/2020/1/section/24 

Hawl i Wrthwynebu 
Mae gennych hawl i wrthwynebu’r defnydd o’ch manylion e-bost neu eich rhif ffôn at ddibenion cofrestru etholiadol. Cysylltwch â'r Swyddog Cofrestru Etholiadol sef y Rheolwr Data os nad ydych yn dymuno iddynt gysylltu â chi ar e-bost neu dros y ffôn. 

Hawl i Gael Eich Anghofio
Nid yw hyn yn berthnasol wrth gadw’r gofrestr etholiadol.  Ni allwch ofyn i’ch manylion gael eu tynnu oddi ar hen gofrestrau/cofrestrau hanesyddol. 

Sut i gysylltu â ni 
I gael gwybodaeth bellach ac os ydych chi’n credu bod eich hawliau wedi cael eu torri, cysylltwch â Tîm Llywodraethu Gwybodaeth, Llywodraethu, Cyngor Sir y Fflint, Neuadd y Sir, Yr Wyddgrug, Sir y Fflint.   CH7 6NR
Ebost:  dataprotection@flintshire.gov.uk