Hysbysiad Preifatrwydd ar gyfer Recordiadau Teams

Cyflwyniad
Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn egluro sut mae Cyngor Sir y Fflint yn casglu, defnyddio a diogelu data personol o ran recordiadau a wnaed ar Microsoft Teams. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ychwanegol at yr hysbysiad a ddarparwyd i chi naill ai dros e-bost, neu yn y gwahoddiad Microsoft Teams, a fydd yn nodi’r rhesymau’n glir dros recordiad penodol. 

Cyngor Sir y Fflint yw’r Rheolydd Data ar gyfer unrhyw ddata personol a gaiff ei gasglu trwy recordiadau Microsoft Teams a bydd yn sicrhau bod y data a roddir i ni yn cael ei brosesu yn unol â deddfwriaeth Diogelu Data.  

I gael rhagor o wybodaeth am ein polisïau diogelu data, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data - SwyddfaDiogeluData@siryfflint.gov.uk. 

Pa wybodaeth allwn ni ei chasglu?

Pan fyddwch chi’n cymryd rhan mewn cyfarfod Microsoft Teams sy’n cael ei recordio, mae’n bosibl y byddwn ni’n casglu’r wybodaeth ganlynol:

• Recordiadau sain a fideo o’r cyfarfod
• Trawsgifiadau o’r cyfarfod
• Negeseuon sgwrsio a ffeiliau a rennir yn ystod y cyfarfod
• Eich enw neu gyfeiriad e-bost fel y cânt eu harddangos.

Sicrhewch eich bod yn ymwybodol y gallai unrhyw beth arall a allai fod yn y cefndir gael ei recordio, felly argymhellir eich bod yn pylu eich cefndir neu’n defnyddio cefndir a ddarperir trwy Microsoft Teams. 

Pam fyddwch chi’n recordio’r cyfarfod? 
Mae nifer o resymau dros recordio cyfarfodydd, fel at ddibenion hyfforddiant, cymryd cofnodion neu fel tystiolaeth. Dim ond pan fydd gennym sail gyfreithlon dilys a nodwyd y byddwn ni’n recordio cyfarfodydd. 

Dylech gyfeirio at yr hysbysiad a anfonwyd yn y gwahoddiad neu dros e-bost, neu siarad yn uniongyrchol â threfnydd y cyfarfod er mwyn adolygu’r rhesymau dros gyfarfod penodol. 

Cadw Recordiadau
Byddwn yn cadw’r recordiadau gyhyd ag sy’n angenrheidiol er mwyn cyflawni’r dibenion a nodir yn yr hysbysiad hwn, neu sy’n ofynnol yn gyfreithlon. Caiff pob recordiad ei gadw am hyd at 60 diwrnod beth bynnag. Fodd bynnag, pan fo gofyniad i gadw recordiad am gyfnod hirach, bydd gwasanaethau yn ymestyn y cyfnod cadw hwn fel y bo’n berthnasol. 

Dylech gyfeirio at yr hysbysiad a anfonwyd yn y gwahoddiad neu dros e-bost, neu siarad yn uniongyrchol â threfnydd y cyfarfod er mwyn adolygu’r cyfnod cadw ar gyfer cyfarfod penodol. 

Rhoi gwybod am recordio
Os bydd recordiad yn cael ei wneud yn y cyfarfod rydych chi'n ei fynychu, fe'ch hysbysir yn y gwahoddiad, neu dros e-bost, ac ar ddiwrnod recordio'r sesiwn (ar lafar fel rheol) cyn i unrhyw recordiad ddigwydd. 

Eich Hawl i Gwyno 
Os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch mynychu'r cyfarfod, trafodwch â threfnydd y cyfarfod cyn derbyn y gwahoddiad.

Rhagor o Wybodaeth
I gael rhagor o wybodaeth am sut mae Cyngor Sir y Fflint yn prosesu data personol a’ch hawliau, darllenwch ein hysbysiad preifatrwydd ar ein gwefan - Hysbysiad Preifatrwydd

Newidiadau i'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn
Mae’n bosib y byddwn yn diweddaru’r hysbysiad preifatrwydd hwn o dro i dro.  Bydd unrhyw newidiadau’n cael eu rhoi ar y dudalen hon, gyda’r dyddiad gweithredu.